Egyre ritkábban olvasok napilapot, de ma - talán mert elmaradt egy erdei piknik az időjárás miatt - rátaláltam a Teendők kultusza című cikkre a mai Magyar Nemzetben. Már a címről azonnal eszembe jutott kedves sógorom, akit kétszer is idéz a cikk írója, nem kis örömömre!
A címbéli fogalom, három betűre rövidítve GTD lényege a következőkben áll: fontos, hogy leírjuk minden ötletünket, tennivalónkat (ezzel kiürítve agyunkat, mely így a valóban gondolkodást igénylő feladatokra tud koncentrálni). Ezután nézzük át a listát (elterjedt angol elnevezésével a „to do” listát! Azokat a feladatokat, amelyeket két perc alatt el tudunk végezni, végezzük el! A teendőket, amelyek több időt igényelnek, állítsuk sorrendbe, és amit csak lehetséges, adjunk át a munkatársainknak, vagy halasszunk el. Ha elkészültünk egy feladattal, húzzuk ki a listáról, és a felcímkézett aktákban archiváljuk! Ennyi.
Persze szükség van erre naponta öt percet fegyelmezetten rászánni. A módszer elemeit józan ésszel mindenki kitalálhatná, mégis a David Allen által végiggondolt és rendszerbe foglalt szisztémáról sokan vallják, hogy az megváltoztatta az életüket.
Az időbeosztó kurzusokon először a döntően angolszász kultúrában gyökerező módszereket tanítják, amelyek a feladatok rangsorolásában segítenek. A könnyen elsajátítható eszköztár azonban nem minden kultúrában működik olyan egyszerűen. Magyarországon a legnagyobb gondot például az jelenti, hogy állítólag nem tudunk nemet mondani, ami alááshatja az amerikai időkezelő rendszerek hatékonyságát. Említést érdemelhet, hogy Európában és az Egyesült Államokban - velünk és a dél-európai országok lakóival ellentétben - a munkatársak nem törekednek szoros emberi kapcsolatokra. A GTD használói ennek a kérdésnek a kezelésére is segítséget kapnak.
David Allen hangsúlyozza, hogy nem lehet különválasztani az életet és a munkát. A tanított technikák alkalmazhatók lehetnek az emberek teljes életének megszervezésére is. Az életvezetési tanácsadók főként a férfiak körében váltak népszerűvé. A BBC egyik e témában született dolgozata azonban egyfajta vallási kultuszhoz hasonlította a GTD-t. „Mintha az Anonim alkoholisták találkozóján járnánk” -írták benne.
Eddig a cikk általam kiollózott részletei. A feszített, stresszes munkatempó mellett valóban nagyon bosszantó az, ha valamiről elfelejtkezem. Emlékszem, sok éve az álmatlanságomat akkor tudtam visszaszorítani, amikor elkezdtem lejegyzetelni az éjszakai gondolataimat, és megnyugodtam, hogy ezeket így már nem felejtem el. Évek óta használom a mobiltelefonom aktívan és időben jelző figyelmeztetéseit, „szundi” funkcióval. Telefonon azonban az feladatok áttekintése igen nehézkes lenne, így mellette szükségem van egy papír alapú naptárra, ahol a teendők heti bontásban áttekinthetőek. A korábbi munkahelyemen a LOTUS szoftvert használtuk, amiben a közösségi használat (meghívások stb.) volt számomra nagy újdonság. A jelenlegi munkahelyemen a team-munkához semmilyen alapvető informatikai támogató rendszert nem állítottak fel. Erről most említésszinten és érdekességnek ennyi elég, egyszer később majd kielemzem a tanulságokat.
Ami még érdekes a GTD-ben, az az egyébként nyilvánvalóan praktikus módszerrel szembeni fogadókészség a többi ember oldaláról. Mert ugye aki használja, az nyilván szereti és hasznosnak tartja, de óhatatlanul megváltozik a mindennapi kapcsolata a többiekkel. Sőt, ha ezáltal sikeresebb lesz, az kiválthatja az irigységet is a környezetből. Jól emlékszem, hogy mennyire bosszantott a korábbi munkahelyemen az, amikor odamentem vagy odafordultam a munkatársamhoz, hogy két mondatban megbeszéljünk valamit, és ő kelletlenül azt válaszolta, nem ér most rá, és hogy írjak egy rövid e-mailt róla! És a poén az, hogy mindezek mellett régóta próbálom rávenni a feleségemet, hogy a kéréseiről küldjön nekem egy-egy e-mailt a munkahelyi e-címemre, hogy lássam ott a képernyőn a többivel együtt addig, amíg nem válaszoltam vagy el nem intéztem azokat.
Azt hiszem, a legfontosabb azt eldönteni, hogy a valóban fontos céljaim eléréséhez ez a módszer közelebb visz, vagy nem. Én a magam részéről úgy gondolom, hogy jól alkalmazva nagyon hasznos lehet nem csak a munka, de valóban a magánélet egyes területein is. Már alig várom, hogy egy iPhone-nal egyetlen készülékben megkapjam azokat a hasznos és elengedhetetlen funkciókat, amiket ma még nem, vagy csak külön kütyükön érek el.
Aki ennél többet és tudományosabbat akar olvasni a teendők kultuszáról, az kattintson például gaba feljegyzéseire, és írja be a blog keresőjébe a gtd három betűjét!
Afterpost: milyen a jó to do lista
Sajnos aki a cikket írta, nem használja és nem is érti a GTD lényegét, és látszik a cikken. Nem mondom, hogy rossz, csak hogy lehetne sokkal jobb is.
Az iPhone jó, főleg annak, aki naponta nyomkodja, de nem az eszköz a lényeg, másnak sokkal jobban kézre állhat például a papírnotesz, vagy az Outlook stb. A módszer a lényeg, hogy mindent leírjunk, ami az eszünkbe jut, utána átnézzük, és rendezzük aszerint, hogy mik a céljaink, és hogy a célhoz vezető tetteket hol tudjuk elvégezni, illetve, hogy rendszeresen ellenőrizzük, milyen tetteket kell végrehajtanunk.
Annyi mégis sikerült neki, hogy az egész újságból ezt az egy cikket olvastam el (kétszer is), sőt, aláhúzogattam és bejegyzés született róla. Nálam elérte a célját fél-profin is.